Тема 10. Організація інформаційного, технічного та ергономічного забезпечення обліку і аналізу

 

10.1. Короткі теоретичні відомості

 

Інформаційна технологія облікового процесу являє собою сис-тему методів і способів збору, нагромадження, реєстрації, передаван-ня, відображення, зберігання, пошуку, модифікації, аналізу,захисту, видачі необхідної облікової інформації всім зацікавленим користува-чам на основі застосування апаратних та програмних засобів.

Інформаційні технології за способом обробки інформації поді-ляють на забезпечувальні та функціональні.

Забезпечувальні технології обробки інформації – це техноло-гії, які використовуються як інструментарій для розв’язування задач обліку, контролю та аналізу. Такі технології поділяють за класамизав-дань, на які вони зорієнтовані. Забезпечувальна частина інформацій-ної технології складається з технічного, інформаційного, технологічно-го, математичного, організаційного, правового,економічного та інших видів забезпечення.

Функціональна частина інформаційної технології – це модель системи управління об’єктом. Функціональна технологія являє собою синтез забезпечувальної та предметної технологій, здійсненийза пев-ними правилами.

Предметна технологія являє собою послідовність технологіч-них етапів, що мають на меті перетворення первинної інформації на результатну в будь-якій предметній галузі. Предметна технологіяне залежить від використання засобів обчислювальної техніки та інфор-маційних технологій.

У бухгалтерському обліку використовують як окремі інфор-маційні технології, так і їх сукупності, об’єднані у взаємопов’язаний комплекс.

Організацію облікового процесу бухгалтера можна подати у вигляді схеми робочих місць, що відбиває їх взаємодію при здійсненні облікових функцій. До цієї схеми входять робочі місцябухгалтера, а також працівників, пов’язаних з організацією бухгалтерського обліку. До них слід віднести робочі місця з документування, реєстрації, оформ-лення документів тощо.

Згідно з місцем та організацією технології виконання завдання бухгалтерського обліку можна поділити на три групи: підготовка ін-формації та її обробка в бухгалтерії; систематизація таузагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, а також контроль і аналіз результатів систематизації та узагальнення; формування ін-формації для подальшого використання та їїкоординація.

У зв’язку із застосуванням персональних комп’ютерів (ПК), створюється система “людина (бухгалтер)–машина (ПК)–середовище (ЛМС)”, що потребує вирішення комплексу проблем різнихаспектів: психологічних, фізіологічних, технічних і т. ін.

Реалізуються вони за допомогою ергономічного забезпечення, яке являє собою сукупність методів, методик, інструкцій, стандартів, нормативних і довідкових документів щодо виконання вимогергоно-міки у бухгалтерії.

За умов використання ПК ергономічне забезпечення висуває такі додаткові вимоги: розподіл функцій між бухгалтером і ПК; оп-тимальний розподіл функцій між бухгалтером і колективом;розробка послідовності дій роботи бухгалтера, оптимальної за показниками, на-дійної та якісної діяльності; раціональне розміщення технічних засобів на робочому місці бухгалтера.

У разі використання ПК слід враховувати, що: інформація на екрані відеотермінала має бути у зручному для сприйняття вигляді; діалог із системою будують так, аби для відповіді користувачатреба було натискувати менше клавіш; повідомлення системи мають супро-воджуватися короткими звуковими сигналами, а особливо важливі – довгими. Насамперед ПК мають бути так розподілені міжпідроз-ділами, де здійснюється облік, щоб охопити автоматизацією весь об-ліковий процес і, крім того, максимально врахувати особливості ви-конуваних робіт, психологічних і фізичних можливостейпрацівника.

Для вирішення питання реального розташування технічних засобів на робочих місцях бухгалтера слід ураховувати такі принципи:

– відповідність робочого місця можливостям бухгалтера (тех-нічні засоби слід розміщувати у зонах, оптимальних за показниками досяжності працівника);

– значущість технічних засобів – розміщення технічних засо-бів поблизу бухгалтера у міру їх важливості;

– частота використання технічних засобів (розташовувати за-соби, які найчастіше використовуються, у зоні досяжності працівника);

– функціональне групування – розташування (зберігання) ро-бочих матеріалів за функціональними характеристиками.

Важливою ергономічною вимогою, виконання якої забезпечує високий рівень обліку, контролю та аналізу, є оптимізація параметрів середовища. Основними такими параметрами є рівеньосвітлення при-міщення бухгалтерії, інтелектуальне і зорове навантаження, естетич-ний рівень світлокольорової композиції у робочій зоні, рівень дис-ципліни праці та ін.

Крім того, ефективність праці бухгалтерії в цілому і кожного працівника зокрема залежать насамперед від атмосфери взаємної по-ваги, свідомого підкорення своєї поведінки високим моральнимідеа-лам, співробітництва між керівником і підлеглими, між працівниками як колегами.

Соціальний мікроклімат у бухгалтерії залежить також від то-го, наскільки свідомо робітники виконують свої обов’язки і залу-чаються до управлінських процесів, якою мірою керівникивраховують думку підлеглих, як виконуються правові і моральні норми, що рег-ламентують становище кожного працівника. Суворе виконання керів-ником служби правових і моральних норм поведінкищодо підлеглих, особиста культура добре впливають на колектив, створюють врівнова-жений ритм у роботі, умови взаємної поваги та довір’я.

Важлива роль в ефективному забезпеченні праці належить мо-ральному мікроклімату.

Вагомим елементом організації соціальних умов праці є добре організоване обслуговування, пов’язане з благоустроєм, харчуванням, санітарією та гігієною.